O prazo para entrega da Declaração de Imposto de Renda 2021 (ano base 2020) já começou e, caso não seja prorrogado, se encerra dia 30/04/2021. Vejam, existe um velho ditado que diz que o brasileiro deixa tudo para a última hora, então se ainda não organizou a documentação do ano de 2020 está mais do que na hora.
De qualquer forma, não estou aqui para falar da organização da documentação do IRPF de 2021, mas sim do de 2022, pois agora que está chegando o fim do prazo de fazer a declaração do imposto de renda desse ano e eis que começa a procura pelos documentos necessários.
- Seus documentos estão bem guardados?
- Estão bem organizados?
- Você consegue encontrar documentos que precisa rapidamente?
Se responder não a qualquer das perguntas acima, esse artigo poderá te ajudar.
O mais comum é, durante o ano, guardarmos os documentos em uma pasta ou gaveta, todavia, os papeis vão se acumulando, outros são extraviados, e alguns até se apagam com o tempo, sem falar na dificuldade de achar o documento especifico que precisa na hora de preencher o Imposto de Renda.
Para transformar este trabalho anual em algo menos complicado, listo 3 etapas da gestão de documentos, que deixarão sua rotina muito mais produtiva.
AS 3 ETAPAS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
A gestão de documentos passa basicamente por 3 etapas. Sendo elas:
- Digitalização dos documentos
- Organização dos documentos
- Busca ou pesquisa
DIGITALIZANDO SEUS DOCUMENTOS
Se possuir um scanner profissional fica tudo mais fácil, mas se você ainda não possui um scanner você também poderá digitalizar os documentos de forma convencional em uma impressora multifuncional o até mesmo com um smartphone. Particularmente utilizo o aplicativo CAMSCANNER.
Na hora de digitalizar, você pode utilizar a digitalização com OCR (em inglês: reconhecimento óptico de caracteres), pois quando você digitaliza um documento utilizando OCR o texto da imagem do documento é extraído e passa a ser editável e copiável e você pode utilizar a função copiar e colar do seu computador para não precisar digitar novamente os dados na sua declaração.
ORGANIZANDO SEUS DOCUMENTOS
Após a digitalização de todos os seus documentos, é hora de organizá-los. Existem diversas formas de se organizar os documentos. Mas as mais comuns são em pastas no computador, em redes ou armazenamento em nuvem. Particularmente utilizo o armazenamento em pastas no computador sincronizado com um serviço do armazenamento em nuvem (google drive, onedrive etc.)
Crie as pastas em estrutura, primeiramente o ano a que se refere, e dentro delas novas pastas para cada tipo de documento, por exemplo, recibos, notas fiscais e informes de rendimento. Salve os documentos, nas respectivas pastas, com um nome que seja fácil de identificar e localizar, por exemplo, “recibo_dentista_nomedodentista”.
Além disso, se você optar pela sincronização em nuvem pode acessar os arquivos de qualquer lugar.
BUSCANDO SEUS DOCUMENTOS
Os sistemas operacionais, como o Windows por exemplo, possuem boas ferramentas de busca e se você separou e salvou seus arquivos em pastas o trabalho de busca vai ficar bem mais fácil.
Por exemplo, se quero localizar um recibo de dentista, entro na pasta RECIBOS, do ano em questão, e pesquiso pela palavra dentista, ou até mesmo pelo nome do dentista.
CONCLUÍNDO
O processo de acúmulo dos documentos leva o ano todo, com isso, as gavetas vão se enchendo e ocupando cada vez mais espaço, sem contar que você ainda tem que guardar os documentos por 5 anos, é muito papel.
Dessa forma, se você praticar a digitalização eliminará os papeis, ganhará agilidade e se porventura em algum momento a Receita Federal, lhe solicitar algum documento, será bem mais fácil localiza-lo e encaminha-lo.
Espero que esse artigo o ajude a deixar o trabalho da sua Declaração de Imposto de Renda muito mais fácil. E lembre-se se tiver alguma dúvida no seu Imposto de Renda, procure sempre um bom contador para auxilia-lo.
